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Assistente de Direção - Estágio


REF: 111

Localização: Porto - Matosinhos

Efacec is the largest Portuguese industrial company in the electric and electro-mechanical sector, developing hi-tech products, solutions and systems that are part of the daily lives of millions of people worldwide

Role

Prestar apoio de secretariado e suporte aos Diretores de Unidade da Efacec, nomeadamente, transmitir e receber informações, gerir e tratar documentos variados. Consolidar e preparar informação, garantir o cumprimento de todos os procedimentos necessários associados às atividades de escritório.

 

Responsabilidades: 

 

Assegurar uma gestão eficaz da agenda dos Diretores a quem presta apoio, com vista a garantir o melhor planeamento e consolidação das diversas atividades; 

 

Assegurar o atendimento presencial, telefónico e via mail a colaboradores, parceiros e clientes;

 

Realizar a articulação e a comunicação com a Direção de Serviços Partilhados de forma a proceder à reserva de viagens nacionais e internacionais, marcação de hotéis, almoços/jantares, serviços de rent-a-car, vistos, telemóveis etc.;

 

Elaborar e preparar diversos documentos internos para a aprovação superior, nomeadamente, documentação de suporte a reuniões, propostas, documentação técnica de apoio e documentos para assinatura dos diretores;

 

Assegurar a preparação e o envio de documentação para os diversos clientes.

 

Assegurar a identificação e a comunicação das necessidades de economato existentes à Direção de Serviços Partilhados.Realizar a gestão do economato disponível em stock na unidade, gerindo a sua alocação de acordo com as necessidades existentes; 

 

Realizar a gestão e a preparação das diversas salas existentes, nomeadamente, preparar as salas de reunião com os recursos necessários a realização de reuniões com clientes ou parceiros externos;

 

Assegurar o interface com e a comunicação, com a Direção de Sistemas de Informação com vista a comunicar avarias verificadas nos equipamentos do escritório, nomeadamente, impressoras.

Must Have:

 

    • Licenciatura em Gestão ou Secretariado

 

    • Gestão documental | Experiente

 

    • Gestão do economato | Experiente

 

    • MS Office | Experiente

 

    • Língua Inglesa | Experiente

 

    • Língua Francesa e Espanhola | Evolutivo

 

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O tratamento dos dados pessoais recolhidos no presente formulário tem por base o consentimento prévio do respetivo titular, podendo este consentimento ser retirado, a qualquer momento e sem efeitos retroativos, mediante pedido por escrito dirigido à Efacec remetido através do email: privacy@efacec.com

A Efacec conservará os dados pessoais apenas durante o período necessário à finalidade identificada, ou seja, enquanto o processo de recrutamento estiver a decorrer ou, tratando-se de candidatura espontânea, por um período de 1 ano.

Nos termos da legislação aplicável, é garantido ao titular o direito de acesso, retificação ou limitação, portabilidade ou oposição, atualização ou mesmo eliminação dos seus dados pessoais, mediante pedido por escrito dirigido à Efacec remetido através do email: privacy@efacec.com

Independentemente do exercício dos direitos acima referidos, o titular poderá sempre apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados.


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